Van bestand naar bruikbare data
Een documentworkflow begint met herkenning: welk type bestand is binnengekomen en bij welk proces hoort het? Daarna haalt OCR tekst uit scans en gebruikt AI de context om velden, tabellen en passages te begrijpen.
Een praktische documentworkflow
Een betrouwbare workflow combineert AI met vaste controles. Het systeem verwerkt zekere uitkomsten automatisch en legt twijfelgevallen voor aan een medewerker.
- Ontvang en classificeer het document.
- Extraheer tekst, velden en tabellen.
- Valideer gegevens tegen regels en bestaande data.
- Laat uitzonderingen controleren.
- Schrijf goedgekeurde data naar het bronsysteem.
Voorbeelden in de praktijk
Bij facturen kan AI leverancier, bedragen en referenties herkennen. Bij contracten kan de software partijen, looptijden en bepalingen structureren. In vastgoed kunnen inspectierapporten, aktes en objectdocumentatie aan het juiste dossier worden gekoppeld.
Kwaliteit en controle
Meet niet alleen hoeveel documenten zijn verwerkt, maar ook veldnauwkeurigheid, uitzonderingspercentage en herstelwerk. Bewaar bron en uitkomst naast elkaar zodat controles uitlegbaar blijven.
Veelgestelde vragen over hoe automatiseer je documentverwerking met ai
Ja, wanneer scans voldoende leesbaar zijn. OCR zet het beeld eerst om naar tekst, waarna AI de inhoud kan structureren en beoordelen.
Niet noodzakelijk. Je kunt drempelwaarden instellen zodat alleen onzekere of afwijkende resultaten voor controle worden aangeboden.